Emmerich am Rhein

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Emmerich am Rhein schicken

Im täglichen Geschäftsleben wird die Nutzung von E-Mail zum Informationstausch immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers.

Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Emmerich am Rhein sind bereits seit Jahren per E-Mail direkt erreichbar.

Rechtsverbindliche E-Mails können über die zentrale E Mail-Adresse vps@stadt-emmerich.de an die Stadt gesandt werden.
Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Emmerich am Rhein eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform, wie sie bisher oft genutzt wurde.

Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Emmerich am Rhein eine Virtuelle Poststelle (VPS) eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Emmerich am Rhein für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet. Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle der Stadt Emmerich am Rhein elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt verändert werden.

Seitens der Stadt Emmerich am Rhein wird das Verschlüsselungsverfahren S/MIME genutzt.

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein muss. Die Stadt Emmerich am Rhein kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• Bundesnotarkammer
• Deutsche Telekom AG
• DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
• D-Trust GmbH
• medisign GmbH

Bitten haben Sie Verständnis dafür, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen. Werden andere Signaturen als die vorstehenden genutzt, bedarf es weiterhin der Schriftform.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Dateiformate

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Portable Document Format oder PDF Format, bis Version 1.7 (Dateiendung: *.pdf)
• Rich Text Format oder RTF Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.rtf)
• Einfaches Textformat oder TXT Format in einer ASCII- oder UTF8-Codierung (Dateiendung: *.txt)
• Textverarbeitung (Dateiendung: *.doc, *.docx)
• Tabellenkalkulation (Dateiendung: *.xls, *.xlsx)
• Bildschirmpräsentationen (Dateiendung: *.ppt, *.pptx)
• Bilddateien im Format der Joint Photografic Experts Group (Dateiendung: *.jpg, *.jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format  (Dateiendung: *.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Diese Liste wird - soweit erforderlich - laufend aktualisiert.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Emmerich am Rhein und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden oder Institutionen.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 50 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

 

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an den genannten Ansprechpartner.