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14-1 Rechnungsprüfungsordnung


Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Emmerich am Rhein vom 15.12.2020

Aus Gründen der Lesbarkeit werden in nachfolgendem Text durchgängig alle Personen, Funktionen und Amtsträgerbezeichnungen in der männlichen Form gefasst. Soweit die männliche Form gewählt wird, werden damit sowohl weibliche als auch männliche Funktions- und Amtsträger angesprochen.

Zur Durchführung der in den §§ 59 Abs. 3 und 4, 96 und 101 - 104 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) vom 14. Juli 1994, zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 11. April 2019 (GV. NRW. S. 202) enthaltenen Bestimmungen hat der Rat der Stadt Emmerich am Rhein am 15.12.2020 folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen:

§ 1 Geltungsbereich

(1) Die Stadt Emmerich am Rhein unterhält eine örtliche Rechnungsprüfung.

(2) Die Rechnungsprüfungsordnung bestimmt Rahmen und Grundsätze für die Tätigkeit der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Emmerich am Rhein.

§ 2 Rechtliche Stellung

(1) Die örtliche Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in ihrer sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt.

(2) Der Bürgermeister ist Dienstvorgesetzter der Dienstkräfte der örtlichen Rechnungsprüfung.

(3) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist die örtliche Rechnungsprüfung an Weisungen nicht gebunden und nur dem Gesetz unterworfen.

§ 3 Organisation, Bestellung und Abberufung

(1) Die örtliche Rechnungsprüfung besteht aus der Leitung und den Prüfern.

(2) Die Leitung und die Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung werden vom Rat bestellt und abberufen.

(3) Sie müssen persönlich für die Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung geeignet sein und über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.

§ 4 Gesetzliche Aufgaben

Die örtliche Rechnungsprüfung hat gem. § 102 Abs.1 und gem. § 104 Abs. 1 GO NRW folgende Aufgaben:
1. die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt (§ 102 GO NRW),

2. die Prüfung der Jahresabschlüsse der in § 97 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 GO NRW benannten Sondervermögen (Gemeindegliedervermögen; Vermögen der rechtlich unselbständigen örtlichen Stiftungen),

3. die Prüfung des Gesamtabschlusses und des Gesamtlageberichtes,

4. die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses,

5. die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Stadt und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen,

6. bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Stadt und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung,

7. die Prüfung von Vergaben in folgendem Umfang:
a) ab einem Wert von 5.000 € netto sind der örtlichen Rechnungsprüfung vor Auftragsvergabe die Vergabeunterlagen und der Entwurf des Auftragsschreibens zuzuleiten,
b) bei Auftragsvergaben, die durch den Vergabeausschuss beschlossen werden, ist zusätzlich die Sitzungsvorlage der örtlichen Rechnungsprüfung vorzulegen

8. die Wirksamkeit interner Kontrollen im Rahmen des internen Kontrollsystems.

In die Prüfung des Jahresabschlusses sind die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben (z.B. Sozialhilfeaufgaben) einzubeziehen, wenn diese insgesamt finanziell von erheblicher Bedeutung sind.

§ 5 Übertragene Aufgaben

Der Rat überträgt der örtlichen Rechnungsprüfung zusätzlich gem. § 104 Abs. 2 und 3 GO NRW folgende Aufgaben
1. die Prüfung der Verwaltung auf Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit,

2. die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehns oder sonst vorbehalten hat,

3. die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen (technische Prüfung),

4. die Prüfung von Auszahlungen für Instandhaltungs- und Investitionsmaßnahmen vor ihrer Zuleitung an die Geschäftsbuchhaltung (Visa-Kontrolle) ab einem Betrag von 1.000 € netto (bei vorausgegangenen Abschlagszahlungen auch unterhalb dieser Wertgrenze). Die örtliche Rechnungsprüfung kann die Vorlage von Belegen jederzeit auch unterhalb dieser Wertgrenze und aus anderen Sachgebieten verlangen,

5. die Prüfung der Jahresrechnung der Eugen-und Elisabeth-Reintjes-Stiftung,

6. die Prüfung der Jahresrechnung der Rudolf-W. Stahr-Sozial-und Kulturstiftung Emmerich,

7. die jährliche Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel, die dem Stadtsportbund e.V. von der Stadt Emmerich am Rhein zugewendet werden,

8. die vierteljährliche Prüfung der Inanspruchnahme von Kassenkrediten,

9. die Prüfung der Vergaben der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen im folgenden Umfang:
a) ab einem Wert von 10.000 € netto sind der örtlichen Rechnungsprüfung vor Auftragsvergabe die Vergabeunterlagen und der Entwurf des Auftragsschreibens zu zuzuleiten,

b) Vergaben ab einem Auftragswert von 5.000 € netto sind der örtlichen Rechnungsprüfung vierteljährlich zur Kenntnis zu geben.

10. die unvermutete Prüfung der Geldannahmestellen und Handvorschüsse nach Bedarf und pflichtgemäßem Ermessen

11. die Prüfung der Verwendung städtischer Zuschüsse und sonstiger geldlicher Zuwendungen an Dritte

(2) Wenn dringende dienstliche Gründe es erfordern, ist die örtliche Rechnungsprüfung befugt; hinsichtlich Art und Umfang der Prüfungen Einschränkungen anzuordnen oder einzelne Gebiete von der Prüfung auszunehmen, soweit dadurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden.

§ 6 Prüfaufträge

(1) Der Rat kann der örtlichen Rechnungsprüfung weitere Prüfaufträge erteilen (§ 104 Abs. 3 GO NRW).

(2) Der Bürgermeister kann innerhalb seines Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss (§ 104 Abs. 4 GO NRW) der örtlichen Rechnungsprüfung Aufträge zur Prüfung erteilen

§ 7 Befugnisse

(1) Die örtliche Rechnungsprüfung ist im Rahmen ihrer Aufgaben befugt, von der Verwaltung, den städtischen Betrieben und sonstigen Einrichtungen sowie von den Geschäftsführungen oder Vorständen der ihrer Prüfung unterliegenden Gesellschaften, Stiftungen und dem Stadtsportbund für die Prüfung notwendige Auskünfte und Nachweise zu erhalten. Außerdem ist ihr der Zutritt zu allen Diensträumen, das Öffnen von Behältern usw. zu gewähren. Akten, Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind auf Verlangen auszuhändigen oder zu übersenden.

Die örtliche Rechnungsprüfung kann die für die Durchführung ihrer Prüfungen nach § 104 Abs. 1 bis 4 GO NRW Aufklärung und Nachweise auch gegenüber den Abschlussprüfern der verselbständigten Aufgabenbereiche verlangen.

(2) Die in Abs. 1 genannten Dienststellen haben der örtlichen Rechnungsprüfung ihre Prüfungsaufgaben in jeder Weise zu erleichtern.

(3) Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen.

(4) Die örtliche Rechnungsprüfung ist befugt, Ortsbesichtigungen, insbesondere auf Baustellen und bei Inventuraufnahmen vorzunehmen und die zu prüfenden Einrichtungen aufzusuchen. Sie kann sich dabei angeschaffte oder noch anzuschaffende Gegenstände oder Verfahren vorführen und erläutern lassen.

(5) Die örtliche Rechnungsprüfung ist berechtigt, an den Sitzungen des Rates und aller Ausschüsse teilzunehmen.

§ 8 Mitteilungspflichten der Verwaltung und Betriebe gegenüber der örtlichen Rechnungsprüfung

(1) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften, Beschlüsse und Verfügungen sowie alle sonstigen Unterlagen, die zur Prüfung benötigt werden (z. B. Stellenpläne, Entgelttarife, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen usw.) auf Anforderung zugänglich zu machen.

(2) Dienstanweisungen, soweit sie das Finanzmanagement berühren, sind vor ihrem Erlass der örtlichen Rechnungsprüfung zur Kenntnis und möglichen Stellungnahme zuzuleiten.

(3) Die örtliche Rechnungsprüfung ist über alle Unregelmäßigkeiten oder sonstigen dienstlichen Verfehlungen, die festgestellt oder vermutet werden, unter Darlegung des Sachverhalts unaufgefordert und unverzüglich zu unterrichten. Das Gleiche gilt für alle Verluste sowie für Fehlbeträge. Mitteilungspflichtig ist der Leiter der betroffenen Organisationseinheit bzw. bei eigener Betroffenheit (oder Verwicklung) der jeweilige Stellvertreter.

(4) Die örtliche Rechnungsprüfung ist von der Absicht, wesentliche Änderungen auf dem Gebiet des Haushalts- und Rechnungswesens vorzunehmen, insbesondere wenn damit Umstellungen auf EDV sowie Änderungen in diesem Bereich verbunden sind, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass sie sich vor der Entscheidung gutachterlich äußern kann. Unterlagen für Vergabeprüfungen sind so frühzeitig vorzulegen, dass eine sachgerechte Prüfung möglich ist.

(5) Die örtliche Rechnungsprüfung erhält die Tagesordnung (mit Anlagen) und Sitzungsniederschriften des Rates und seiner Ausschüsse zur Kenntnisnahme. Das Gleiche gilt für Ausschüsse der Betriebe, Zweckverbände und sonstige Organisationseinheiten, die der Prüfung der örtlichen Rechnungsprüfung unterliegen.

(6) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind Abschlüsse, Gutachten, Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern o. ä. sowie Geschäfts-/Lageberichte von städtischen Eigenbetrieben, eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, Gesellschaften oder solchen, an denen die Stadt unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, durch die sachbearbeitenden Bereiche vorzulegen.

(7) Die örtliche Rechnungsprüfung erhält die Namen und Unterschriftsproben der verfügungs-, anweisungs-, zeichnungs- und Bargeldannahme und -auszahlungsberechtigten Bediensteten vom Fachbereich Zentrale Dienste.
Außerdem sind die Namen der Bediensteten vorzulegen, die berechtigt sind, für die Stadt Verpflichtungserklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken.

(8) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind die Prüfungsberichte anderer Prüfungsorgane (GPA, Bundesrechnungshof, Landesrechnungshof, Bezirksregierung, Finanzamt, Wirtschaftsprüfer u.a.) sowie die Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich zuzuleiten.

(9) Die Verwaltungsvorlage zur Prüfung des Jahresabschlusses wird von der örtlichen Rechnungsprüfung unterschrieben.

§ 9 Durchführung der Prüfung

(1) Bei Prüfungen sollen vorab die Leitungen der zu prüfenden Organisationseinheiten über den Prüfungsauftrag unterrichtet werden, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Es ist Rücksicht darauf zu nehmen, dass durch die Prüfung der Geschäftsablauf möglichst nicht gehemmt oder gestört wird. Vor Abschluss solcher Prüfungen soll das Prüfergebnis besprochen werden.

(2) Werden bei Durchführung von Prüfungen Veruntreuungen, Unterschlagungen, Korruption oder wesentliche Unkorrektheiten festgestellt, so hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung bzw. die stellvertretende Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung unverzüglich den Bürgermeister zu unterrichten. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist hiervon in seiner nächsten Sitzung Bericht zu erstatten.

(3) Stößt die Prüfung auf Schwierigkeiten, so hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung bzw. die stellvertretende Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung den Bürgermeister um die erforderlichen Maßnahmen zu bitten.
Der Rechnungsprüfungsausschuss ist hiervon in seiner nächsten Sitzung in Kenntnis zu setzen.

(4) Zu Prüfungsbemerkungen der örtlichen Rechnungsprüfung hat die geprüfte Organisationseinheit, in angemessener Frist, Stellung zu nehmen. Diese Frist beträgt, soweit nichts anderes vereinbart, drei Wochen. Die Stellungnahme ist durch die Leitung der geprüften Organisationseinheit zu unterzeichnen.

(5) Die örtliche Rechnungsprüfung hat darauf zu achten, dass die bei früheren Prüfungen festgestellten Prüfungsbemerkungen ausgeräumt sind.

§ 10 Prüfung des Jahresabschlusses und Gesamtabschlusses

(1) Die örtliche Rechnungsprüfung prüft den Jahresabschluss und Gesamtabschluss gemäß § 102 GO NRW, fasst die Prüfungsergebnisse in einem schriftlichen Bericht zusammen und leitet diesen dem Rechnungsprüfungsausschuss mit Bestätigungsvermerk oder einem Vermerk über seine Versagung gemäß § 102 Abs. 8 GO NRW i. V. m. §§ 321 und 322 des Handelsgesetzbuches in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 11 Absatz 28 des Gesetzes vom 18. Juli 2017 (BGBl. I S. 2745) zur Beratung zu. Der Bericht und der Vermerk sind von allen an der Prüfung beteiligten Rechnungsprüfern zu unterzeichnen.

(2) Der Rechnungsprüfungsausschuss hat gem. § 59 Abs. 3 GO NRW zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt. Diese schriftliche Stellungnahme, Abschluss- und Billigungserklärung des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat wird von der örtlichen Rechnungsprüfung als Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss entworfen.

(3) Ergeben sich bei der Prüfung Feststellungen, die eine Änderung des Entwurfs des Jahresabschlusses erforderlich machen, stellt die örtliche Rechnungsprüfung die wesentlichen Feststellungen in einer Veränderungsliste zusammen und stellt sie der Verwaltung zur Korrektur des Entwurfes zur Verfügung. Der korrigierte Jahresabschluss wird vom Kämmerer und vom Bürgermeister unterschrieben und der weiteren Prüfung zugrunde gelegt.

(4) Die Absätze 1 bis 3 finden für die Prüfung des Gesamtabschlusses entsprechende Anwendung.

§ 11 Sonstige Berichte

(1) Berichte von wesentlicher Bedeutung sind dem Bürgermeister, den zuständigen Dezernenten und dem Rechnungsprüfungsausschuss vorzulegen.

(2) Bei Zweifeln darüber, was als wesentlich zu bewerten ist, entscheidet die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung bzw. die stellvertretende Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung.

(3) Ergeben sich aus dem Bericht Feststellungen von dezernats- oder fachbereichsübergreifender Bedeutung, werden die hiervon betroffenen Dienststellen ebenfalls unterrichtet.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am 16.12.2020 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Rechnungsprüfungsordnung vom 17.12.2019 außer Kraft.